El punto de partida: Casa Fénix no tenía un sistema para coordinar este trabajo. La información y la organización de sus encuentros dependían de planillas y llamadas telefónicas.
Primero, imaginar el proceso deseado
En vez de empezar por una lista de funciones, les propusimos pensar el proceso como si no tuvieran las limitaciones de sus herramientas actuales. Esa conversación nos permitió partir de la forma en que querían trabajar y diseñar desde ahí.
Después, convertirlo en un sistema
Con ese recorrido como referencia, creamos una plataforma a medida para Casa Fénix. Reúne la organización de cada fin de semana, los legajos de participantes, la asistencia, las coberturas del equipo, la planificación y los avisos. La construimos a partir de necesidades concretas del equipo, una por vez.
Planillas y llamados telefónicos para coordinar los encuentros.
Imaginar junto al equipo cómo debería funcionar el proceso.
Una plataforma a medida para organizar encuentros, personas y coberturas.
Podés ver el reel original de Casa Fénix en Instagram. La demostración usa datos de ejemplo.
Qué podés tomar de este caso
Si tu equipo también sostiene la operación entre archivos y conversaciones, el primer paso es dibujar el recorrido completo: dónde empieza, quién interviene, qué información necesita cada persona y cómo sabe que una etapa terminó. Con ese mapa se puede decidir qué conviene construir, conectar o conservar.
Para evaluar si llegó el momento de dar ese paso, leé la guía para pasar de Excel a un sistema de gestión. Si ya sabés que necesitás una herramienta propia, conocé nuestro enfoque de sistemas de gestión para PyMEs.
Tu proceso también puede empezar en una conversación.
Contanos cómo trabajan hoy y cómo les gustaría trabajar. A partir de eso podemos definir un primer paso concreto.
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